Conditions spécifiques de vente / location, maintenance et utilisation des matériels 

(complémentaires des Conditions Générales de Vente)

Version du 12/2020 - Valable à compter du 01/01/2021

Ces conditions spécifiques de vente/location, maintenance et utilisation des matériels viennent compléter les Conditions Générales de Vente (« CGV »), de RDF (« RDF ») et sont annexées au contrat conclu avec le client (le « Contrat »). En cas de divergence, les présentes Conditions spécifiques prévalent sur les CGV de RDF. Ces Conditions spécifiques ne s’appliquent pas aux logiciels commercialisés par RDF, pour lesquels d’autres conditions sont applicables.

Article 1 - Livraison - Installation - Mise en service des matériels sauf pour les matériels d’hématologie de la gamme Sysmex ; et sauf pour les matériels suivants : cobas h232, URISYS 1100, CoaguChek Pro II, AccuChek Inform II, cobas Liat, Cobas b101 (la « Gamme Point of Care »).

RDF planifiera avec le client la date et les conditions de livraison, d'installation et de mise en routine des matériels. Si nécessaire, une visite de pré-installation sera effectuée par RDF, afin de définir les aménagements ou travaux nécessaires à l'installation optimale des matériels. Les coûts des travaux et aménagements sont à la charge du client.

Les matériels sont en principe livrés par RDF à ses frais et à ses risques (France métropolitaine), à l'emplacement indiqué par le client et agréé par RDF, soit lors de la visite de pré-installation, soit – en l’absence de visite de pré-installation – en conformité avec les caractéristiques techniques décrites dans la documentation fournie avec les matériels. En cas d'annulation de la livraison du fait du client dans un délai inférieur à 48 heures précédant la date prévue pour cette livraison, le client supportera les frais correspondants aux prestations de transport déjà engagés par RDF.

L'installation physique et la mise en service des matériels, incluant les paramètres applicatifs desdits matériels, sont effectuée dans les locaux du Client par un ingénieur RDF ou une personne qualifiée agréée par RDF. A compter de la livraison du matériel, le Client est responsable, en tant que gardien, de tous dommages causés au matériel et à ce titre, prend en charge les risques de perte, vol et/ou de détérioration partielle ou totale du matériel ou des options. Afin de couvrir sa responsabilité, le Client s’engage à souscrire une assurance responsabilité civile et une assurance dommages couvrant le matériel et les options au profit de qui il appartiendra, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable et à justifier à tout moment de l’existence de la police d’assurance à Roche Diagnostics France ainsi que du paiement des primes

Le bon fonctionnement des matériels sera vérifié conjointement par le Client et par l'ingénieur RDF. Cette vérification fera l'objet d'un procès-verbal de mise en routine, valant réception. En cas de réserves sur le fonctionnement des matériels, celles-ci pourront être portées par le Client sur le procès-verbal de mise en routine ou notifiées par écrit à RDF, au plus tard dans les huit jours suivant la date du procès-verbal de mise en routine remis au Client. RDF s'engage à remédier aux éventuelles anomalies dans les meilleurs délais. Compte tenu des dispositions spécifiques de sécurité en vigueur dans les laboratoires de type « L3 » (formation spécifique des intervenants, extraction des matériels et outillage nécessaire …), RDF n’effectuera pas d’opération d’installation ou de maintenance dans ces laboratoires.

Article 2 - Formation à l’utilisation des matériels (non applicable à la Gamme Point of Care)

RDF s'engage à assurer la formation sur site à la bonne utilisation des matériels pour un (1) technicien référent au minimum désigné par le client suivant les modalités convenues (il est précisé que les formations au siège de RDF sont soumises à des conditions de formation spécifiques). Le client s'engage à rendre disponible ce(s) technicien(s) référent(s) pendant toute la durée de la formation. Aucun supplément de formation ne pourra être accordé en cas de non disponibilité du technicien pour cette formation. Tout dépassement du nombre de jours prévus dans le Contrat fera l’objet d’une facturation au tarif en vigueur sauf si le nombre de jours est dépassé du fait de la responsabilité de RDF. Pour les produits de l’activité Histopathologie, RDF s’engage à assurer la formation d’un (1) technicien dans le cas de la fourniture d’un matériel.

Article 3 – « Téléservice.Net » Ce service recouvre l’ensemble des e-services fournis par RDF au client (« Téléservice.Net »), pour certains matériels de chimie clinique et d'immuno-analyse de RDF : télémaintenance, monitorage des données techniques et bibliothèque électronique.

Pour le fonctionnement et la maintenance de ces matériels, la mise en place du Téléservice.Net est obligatoire. Un accès haut débit (connexion ADSL dédiée ou accès internet via réseau Ethernet du client) devra être installé par le client, avec une prise à proximité des matériels, avant l'intervention de RDF pour l’installation des matériels. Les coûts d'installation et de fonctionnement de cette ligne sont à la charge du client. Pour les produits de l’activité Histopathologie, les dispositions du présent article s’appliquent uniquement au système VENTANA HE 600.

Article 4 - Matériels périphériques Les matériels périphériques (onduleurs, osmoseurs …) fournis et installés par RDF ou par un prestataire mandaté par RDF, nécessaires au fonctionnement des matériels, ne doivent en aucun cas être utilisés avec des matériels non distribués par RDF.

Article 5 –Maintenance des matériels (non applicable à la Gamme Point of Care)

5.1 Pendant toute la durée de la garantie attachée au matériel telle que définies aux articles 7 et 8 des CGV, ou dès la signature d’un contrat de maintenance, RDF s’engage à réaliser les prestations RDF telles que définies à l’article 6.

5.2 Les matériels installés depuis plus de cinq (5) ans et dont la maintenance n’a pas été assurée par RDF ou un prestataire agréé, doivent faire l’objet d’une expertise détaillée, faisant l’objet d’une facturation séparée avant de bénéficier de la mise en place d’un contrat de maintenance. RDF est en droit de refuser la prise en charge de la maintenance dudit matériel. Si RDF accepte la prise en charge de ce matériel dans le cadre d’un contrat de maintenance, elle se réserve le droit de proposer un prix différent du prix tarif, en fonction de l’état du matériel.

Article 6 – Prestations de maintenance assurées par RDF (non applicable à la Gamme Point of Care)

6.1 Maintenance préventive

La maintenance préventive a pour objet de maintenir le matériel dans des performances proches des performances d’origine. RDF s’engage à effectuer les maintenances préventives périodiques en conformité avec les recommandations du fabricant et fournit les pièces de rechange et les pièces consommables d’origine constructeur. La fréquence des entretiens préventifs peut évoluer durant la période de vie du matériel. Préalablement à l’opération de maintenance, un ingénieur de maintenance de RDF prendra contact avec le client afin de convenir de sa date de réalisation.

6.2 Maintenance curative

RDF s’engage à répondre à toute demande du client afin de remédier à la panne signalée et notamment arrêt subit, total ou partiel du matériel ou autre défaillance, remise en état d’un matériel, nécessité d’un réglage ou remplacement de pièce. RDF fournit les pièces de rechange et pièces consommables d’origine constructeur.

6.2.1 Support à distance

En cas de panne, le client s’adresse à l’assistance clients de RDF (RCSC, Regional Customer Support Center) par téléphone ou via la plateforme DiaLog (https://dialogportal.roche.com). L’assistance clients est ouverte de 8h00 à 18h00 (heure de Paris) du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés. Par exception à ce qui précède les clients situés aux Antilles et en Guyane bénéficient d’une assistance téléphonique ouverte de 8h00 à 17h00 (heure de Montréal) du lundi au vendredi à l’exception des jours fériés.

Quel que soit le lieu où se situe le client et dans le cadre d’une demande concernant l’activité Tissue/histopathologie, l’assistance téléphonique est ouverte de 8 h 00 à 18 h 00 (Heure de Paris), du lundi au vendredi à l’exception des jours fériés.

Si les techniciens ne peuvent répondre directement, l’appel est transféré à une société d'accueil téléphonique qui enregistre la demande. La demande est alors traitée par les techniciens et un rappel est programmé en fonction de l’urgence du problème. Le dépannage par téléphone et le Téléservice.Net étant privilégiés, il est recommandé que le(s) référent(s) du laboratoire formé(s) par RDF contacte(nt) l’assistance téléphonique. Le client doit s’assurer que son personnel est formé aux normes de sécurité à respecter lors de manipulations électriques simples réalisées par son personnel dans le cadre de dépannage par téléphone. La responsabilité de RDF ne pourra en aucun cas être engagée en cas de dommage causé à cette occasion. Une intervention sur le matériel sur site pourra être déclenchée suivant la nature et l’importance de la panne.

Pour certains matériels sous garantie ou sous contrat de maintenance, une assistance technique téléphonique est assurée le samedi, à l’exception des jours fériés, de 8 h 30 à 17 h 30. Cette information est précisée dans le Contrat le cas échéant.

6.2.2 Interventions sur site

RDF s’engage, dans le cas d’une panne bloquante et pour un matériel sous contrat de service, à intervenir dans un délai maximum de 24 heures à compter de l’enregistrement de l’appel par l’assistance téléphonique, sauf pour certains matériels pour lesquels le délai est mentionné dans le Contrat le cas échéant. Par exception à ce qui précède les clients situés aux Antilles et en Guyane, le délai d’intervention est porté à 48 heures. Ce délai peut être augmenté de 72 heures jours ouvrés et hors jours fériés dès lors que l’ingénieur de maintenance ne dispose pas dans son stock de la/des pièce(s) détachée(s) nécessaires.

Pour l’activité Histopathologie, le délai d’intervention est de 48 heures, à compter de l’enregistrement de l’appel auprès de l’assistance téléphonique. Par dérogation et uniquement pour les clients ne se situant pas aux Antilles et en Guyane, le délai maximum d'intervention sur le Système HE600 est de 24 heures.

Le délai court uniquement sur les jours ouvrés (du lundi 8h30 au vendredi 17h30).

En cas d’intervention sur site, l’ingénieur de maintenance confirme au client son heure approximative d’arrivée sur site.

En cas de panne dûment constatée, entraînant l’arrêt prolongé de tout ou partie du matériel, RDF s’engage à aviser immédiatement le client de la nature et de l’importance de cette panne, ainsi que du délai approximatif nécessaire à la remise en service, et de le mentionner dans le rapport d’intervention. Par arrêt prolongé, on entend un arrêt égal ou supérieur à 48 heures à partir de la constatation de la panne par le personnel de RDF.

6.2.3 Interventions dans les ateliers de RDF

Si des raisons techniques l’exigent, le client s’engage à accepter que les opérations de maintenance curative soient faites dans les ateliers de RDF. Dans la mesure du possible, un prêt de matériel équivalent, que le client s’engage à utiliser avec soin, pourra être proposé pour toute la durée de l’intervention. Les frais de transport sont à la charge de RDF, le client s’engage néanmoins à prendre toute les mesures nécessaires afin de limiter toute dégradation du matériel prêté lors du retour de ce dernier. Les frais de dépose et de repose du matériel réparé seront à la charge de RDF.

A défaut d’acceptation du client sur les modalités de réparation, RDF ne sera plus tenue d’assurer la maintenance du matériel concerné.

Pour les logiciels Profils Protéiques, l’assistance téléphonique et la mise à jour du logiciel sont garanties pendant une période de dix-huit mois à compter de la date d’installation du logiciel chez le Client. La garantie n’inclut pas les déplacements ou déménagements des matériels après leur installation.

6.2.4 Sauvegarde des données

Le client a la responsabilité de la sauvegarde et de la confidentialité de ses données avant toute intervention de RDF.

6.3 Horaires d’intervention

6.3.1 Les maintenances préventives et curatives sont exécutées de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés. Pour permettre l’exécution des prestations de RDF, le client s’engage à donner libre accès aux matériels à entretenir pendant les jours et heures précités, et ce, pour la durée nécessaire à la réalisation complète des opérations de maintenance. Dans le cas où le client ne serait pas en mesure de donner au personnel de RDF l’accès immédiat au matériel concerné, le temps d’attente supérieur à 30 minutes sera facturé au Client au tarif en vigueur chez RDF. Le client devra assurer une présence auprès du collaborateur RDF, dans le local où est installé le matériel, faute de quoi l’intervention ne pourrait avoir lieu.

6.3.2 Toute intervention en dehors des horaires mentionnés ci-dessus ne pourra être faite que suite à un accord préalable des parties. Dans tous les cas, les interventions effectuées au-delà des jours et heures ouvrables feront l’objet d’une facturation complémentaire par la majoration du taux horaire en vigueur, calculée comme suit :

  • 20 h – 22 h du lundi au vendredi 50%
  • 22 h - 8 h du lundi au vendredi 100%
  • 8 h – 20 h samedi 50%
  • 8 h – 20 h dimanche et jours fériés 100%
  • 20 h - 8 h dimanche et jours fériés 150%

6.3.3 Durée des interventions

Les interventions seront aussi courtes que possible. Elles seront toujours effectuées de manière à entraîner le minimum de gêne dans les conditions de travail du client.

6.4 Rapport d’intervention

6.4.1 Pour chaque intervention sur site, l’ingénieur de maintenance établira un rapport d’intervention papier ou électronique indiquant son nom, la date, le temps passé, l’objet de l’intervention, les prestations effectuées, les anomalies constatées, les améliorations à apporter ou à envisager, toutes les observations et suggestions utiles.

Ce rapport d’intervention est signé par l’ingénieur de RDF et par le client. Une copie est laissée au client sous forme électronique ou papier.

6.4.2 Compte rendu de RDF

Si nécessaire, RDF rendra compte par écrit au client des faits susceptibles d’affecter la bonne marche du matériel et lui signalera les mesures propres à maintenir ce matériel en état de fonctionnement normal. RDF signalera en particulier les erreurs d’utilisation et de manipulation ou les défauts d’entretien journalier qu’elle aura pu déceler, les pièces à changer, les modifications souhaitables, sans que cette liste soit limitative.

6.5 Pièces détachées

Toute utilisation par le Client de pièces de rechange ou consommables qui ne seraient pas d’origine constructeur est susceptible d’exclure :

  • la garantie légale de RDF ;
  • la garantie contractuelle fournie par RDF.

Si ces pièces ne sont pas d’origine constructeur, alors RDF se réserve le droit defacturer :

  • la pièce concernée au tarif en vigueur ;
  • les frais de main d’oeuvre associés à son remplacement.

6.5.1 Pièces de rechange

Ce sont les pièces détachées utiles au fonctionnement normal des matériels,dans les conditions normales d’utilisation, dont le remplacement régulier n’estpas recommandé par le constructeur et dont on ne peut prévoir de façon précisela durée de vie.

6.5.2. Pièces consommables

Ces sont les éléments dont l’usure est en relation directe avec le temps defonctionnement du matériel et dont le constructeur recommande unchangement périodique.

6.5.3 Garantie des pièces de rechange

La garantie fournie sur les pièces de rechange est de six (6) mois à compter deleur mise en service par un ingénieur RDF.

6.5.4 Propriété des pièces changées

Dans le cas où le matériel est mis à disposition ou loué au client, toute pièce défectueuse changée dans le cadre du Contrat reste la propriété de RDF, à défaut, elle sera facturée au tarif en vigueur.

Article 7 – Obligations du client relatives à l’utilisation des matériels

7.1 Le client s’engage à utiliser les matériels conformément aux instructions d’utilisation de RDF et pour les matériels sous Contrat prévoyant une prestation de maintenance à ne pas les faire entretenir ou réparer par des personnes non agréées par RDF.

7.2 Le client s’engage à utiliser les matériels sous Contrat (i) dans des locaux adéquats et à les protéger contre les intempéries et contre tous types de projections (ii) aux spécifications du constructeur, en particulier en matière d’alimentation électrique, d’alimentation en eau, d’évacuation des effluents et d’environnement (température, hygrométrie …). Le client s’engage enfin à prévoir un espace libre autour des matériels de façon à ne pas gêner l’action du personnel de RDF, conformément aux consignes données lors de la visite de pré-installation.

7.3 Le Client s’engage à ne pas installer ni utiliser, sur les systèmes microinformatiques de pilotage, des logiciels non fournis ou non validés par RDF.

Article 8 – Prescriptions en matière d’hygiène et de sécurité – Plan de prévention

Si des mesures préventives de sécurité doivent être appliquées par les intervenants, le client devra en informer le personnel de RDF avant intervention sur le site.

Conformément aux dispositions du décret 92-158 du 20 février 1992, le client a la charge de l’établissement d’un plan de prévention écrit, avant toute intervention du personnel de RDF sur le site du client. RDF a établi un plan de prévention cadre, identifiant les risques les plus fréquemment rencontrés par ses salariés lors des interventions chez les clients. Il est de la responsabilité du client de compléter ce plan de prévention cadre en y ajoutant les risques spécifiques à son site, voire de proposer son propre plan de prévention à RDF. Le client est également tenu d’informer sans délai RDF de tout nouveau risque auquel pourrait être confronté le salarié de RDF intervenant sur son site, et de proposer un plan de prévention pour parer à ce risque.

Conformément aux dispositions de l’Arrêté du 16 juillet 2007 fixant les mesures techniques de prévention, notamment de confinement, à mettre en oeuvre dans les laboratoires de recherche, d’enseignement, d’analyses, d’anatomie et cytologie pathologiques, les salles d’autopsie et les établissements industriels et agricoles où les travailleurs sont susceptibles d’être exposés à des agents biologiques pathogènes, le client s’engage à procéder à la décontamination de l’instrument avant toute intervention.

RDF informe son personnel intervenant sur le site du client qu’il doit prendre connaissance des « consignes particulières du site », étant entendu que chaque entreprise reste responsable de son personnel, s'assure de la sécurité de celui-ci durant l'intervention et met en oeuvre les mesures prévues dans le plan de prévention.

Par ailleurs, le client s’engage à respecter les autres obligations légales ou réglementaires, en matière d’hygiène et de sécurité, et notamment celles contenues dans le Guide de bonne exécution des analyses de biologie médicale (« GBEA »), ainsi que dans les Normes ISO 15 189 ou 17 025 pour les laboratoires accrédités par le COFRAC. Le personnel de RDF devra toujours être accompagné par au moins un représentant du client ; en aucun cas il ne pourra rester seul sur le site du client.

Compte tenu des dispositions spécifiques de sécurité en vigueur dans les laboratoires de type « L3 » et « L4 » (formation spécifique des intervenants, extraction des matériels et outillage), RDF n’intervient pas dans ces laboratoires. Par dérogation, RDF pourra intervenir dans les laboratoires de type « L3 » sous réserve d’un accord préalable écrit de RDF et d’une visite de RDF Sécurité Environnement. Une telle intervention fera l’objet d’un devis spécifique.

Par ailleurs, en tant que producteur de déchets, il est de la responsabilité du client de mettre en place les filières de collecte et d’élimination des déchets qu’il produit. Dans le cadre des interventions sur le site du client, l’ingénieur de maintenance de RDF respectera les consignes de tri et d’élimination des déchets du client.

Article 9 – Déplacement du matériel - upgrade de matériel (non applicable à la gamme Point of Care)

9.1 Au cas où le client souhaiterait transférer dans un autre lieu un matériel dont RDF assure la maintenance, le déplacement ne pourra être effectué sans l’accord préalable de RDF, à défaut de quoi RDF ne serait plus tenue d’en assurer la maintenance. Le client devra aviser RDF du transfert prévu au moins trois (3) mois à l’avance. La prise en charge du déplacement de l’instrument par RDF, si demandé par le client, donnera lieu à une ligne séparée du devis. Que le déplacement soit effectué par RDF ou non, RDF établira un devis conformément à l’article 11.4, pour la désactivation de l’instrument, la réactivation sur le nouveau site et pour le contrôle du bon fonctionnement de l’instrument après le déplacement. Dès que RDF aura donné son accord, le client remettra un bon de commande à RDF. Les prestations effectuées feront l’objet d’une facturation distincte et en sus du contrat de maintenance.

9.2 Il est possible que le fabricant propose des modifications dont le seul but est d’offrir des avantages nouveaux non existant sur le matériel installé (upgrade du matériel). L’installation de ce type de modifications n’est pas incluse dans le contrat de maintenance et fera l’objet d’un devis séparé. Dès que RDF aura donné son accord, le client remettra un bon de commande à RDF. Les modifications feront l’objet d’une facturation distincte en sus du contrat de maintenance. Le matériel ainsi modifié restera couvert par le contrat de maintenance.

9.3 Dans le cadre d’une facturation au coût-patient rendu, le stock de réactifs dont dispose le client doit faire l’objet d’une gestion raisonnée. Notamment, en cas de déplacement du matériel, ou d’upgrade du matériel ayant rendu obsolètes les réactifs utilisés jusqu’à présent, le stock restant non utilisé à la date du déménagement (s’il n’est pas déménagé avec le matériel) ou à la date de l’installation des nouveaux matériels (en cas d’upgrade) sera facturé par RDF.

Le stock restant, établi contradictoirement entre le client et RDF, ne sera facturé que s’il est supérieur à sept (7) jours de consommation moyenne de réactifs par le client sur les douze derniers mois (si la relation commerciale est inférieure à 12 mois, la moyenne sera calculée sur la relation commerciale totale).

Pour chaque référence, le montant facturé par RDF correspondra au résultat de la formule de calcul suivant : (Nombre de patient à facturer * prix patient actuel). Le nombre de patient à facturer s’entend comme 80% de la capacité de traitement du kit (à titre d’exemple : un coffret de 100 tests correspond à 80 patients facturables).

Article 10 – Contrat de maintenance (non applicable à la gamme Point of Care)

10.1 Durée du contrat de maintenance

Sauf stipulation contraire prévue au contrat, le contrat de maintenance est établi pour une durée de douze (12) mois et renouvelé par tacite reconduction sauf résiliation par l’une des parties au plus tard deux (2) mois avant la date anniversaire du contrat. Au-delà de cinq ans d’utilisation du matériel sur le site, un nouveau contrat pourra être proposé tenant compte de la vétusté du matériel.

10.2 Résiliation

En cas de demandes répétées d’intervention non-justifiées, RDF informera le client, par lettre recommandée avec accusé de réception, des appels injustifiés qu’elle pourra constater. Si le client persiste malgré cet avis à provoquer des déplacements non motivés, RDF pourra mettre fin au contrat de maintenance par lettre recommandée avec avis de réception. La résiliation prendra effet un (1)mois après réception de cette lettre par le client. On entend par interventionnon-justifiée toute intervention que le client aurait dû effectuer lui-même dansle cadre de l’entretien périodique, ou causée par un manque manifested’entretien régulier par le client. Plus généralement, chacune des parties pourrarésilier le contrat de maintenance de façon anticipée par une notification faitepar lettre recommandée avec avis de réception, si l’autre partie commet unmanquement à l'une de ses obligations essentielles énoncées dans le contrat demaintenance et si elle n’y a pas remédié dans les quinze (15) jours suivant laréception d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis deréception préalablement notifiée par RDF.

En cas de résiliation du contrat de maintenance, la redevance annuelle sera dueau prorata du nombre de mois passés entre la date de signature ou la date derenouvellement et la date de prise d'effet de la réalisation prévue.

10.3 Révision du tarif

Les prestations résultant du contrat de maintenance sont consenties par RDF moyennant le paiement par le client d’une redevance annuelle dont le montant figure en annexe. Le tarif pourra être revu une fois par an.

10.4 Prestations prévues aux articles 09 - 11.6

Ces prestations sont des services spéciaux non-couverts par un contrat de maintenance et exécutées sur devis accepté par le client. Le devis précisera l’objet de l’intervention et comportera les éléments essentiels du calcul des prix et notamment :

  • le nombre d’heures de travail estimé,
  • les taux horaires de facturation correspondants,
  • la liste et le prix des fournitures et frais accessoires,
  • tout autre élément en usage dans la profession.

10.5 Cas d’exclusion des interventions au titre du contrat de maintenance

RDF ne sera pas tenue de réaliser les interventions au titre du contrat de maintenance dans les cas suivants :

  • Lorsque les dommages subis par le client sont dus à unemanipulation ou à un stockage inapproprié ;
  • En cas de mauvaise utilisation ou d’utilisation non conforme à ladestination du produit ou encore le non-respect des spécifications techniques(telle qu'indiquée dans les fiches de sécurité des produits et manuelsd’utilisation des matériels consultables sur le site Internet https://dialog.roche.com/fr/fr/home.html) ;
  • En cas de négligence, défaut d'entretien ou entretien inadapté dumatériel ;
  • En cas de déplacement, de modification de l'installation des matérielset/ou modification des matériels sans l'accord écrit préalable de RDF.
  • En cas d'usure normale du matériel ;
  • Aux dommages subis par les matériels et résultant d’un accident,d’une négligence, d'une malveillance ou du fait d’un tiers. Il en est de mêmeen cas d'interventions ou de réparations et modifications faites par despersonnes non autorisées par RDF ;
  • Aux dommages subis par les matériels ou logiciel d’exploitationrésultant de l’utilisation sur les systèmes de micro-informatique de pilotage delogiciels non fournis ou non validés par RDF ou de copies non autorisées delogiciels, ou d’applications non fournies ou non validées par RDF ;
  • Aux dommages occasionnés par toutes causes étrangères aufabricant ou à RDF, telles que l'incendie, le dégât des eaux, la foudre, lescataclysmes naturels, les grèves, l’émeute, le sabotage, les mouvements populaires, le terrorisme, la guerre civile ou étrangère, l’action des pouvoirs publics ;

En cas de demande d’intervention motivées par le seul remplacement des pièces consommables et consommables (lampes, seringues, joints, tubes, réactifs, …) faisait partie de l’entretien périodique assuré par le client, tel qu’il est décrit dans le manuel d’utilisation.

RDF effectuera sur demande du client, les réparations et remises en état dans toutes les hypothèses d’exclusion des interventions du contrat de maintenance. L’intervention de RDF fera l'objet d'un devis. Dès qu’un accord sera intervenu, le client remettra un bon de commande à RDF. Les modifications feront l’objet d’une facturation distincte en sus.

Article 11 –Conditions de paiement

Toute intervention en dehors d’un contrat de maintenance fera l’objet d’une facturation payables à trente (30) jours suivant leur date d’émission. Lorsqu’un contrat de maintenance est conclu et à défaut d’accord contraire, le client s’engage à régler cinquante pourcent (50 %) du montant de la redevance annuelle à la signature du contrat de maintenance (ou à la date de son renouvellement le cas échéant). Le solde, soit cinquante pourcent (50 %), sera réglé six (6) mois après ladite signature ou ledit renouvellement.

De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par RDF, le défaut de paiement à l’échéance fixée entraînera : 1° l’exigibilité immédiate de toutes les sommes restant dues, quel que soit le mode de règlement prévu ; le client ne peut opposer aucun droit de rétention ou de compensation, 2° l’exigibilité, le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, d’une pénalité d’un montant égal à trois fois le taux de l’intérêt légal, applicable en cas de règlement après la date prévue pour le paiement, ainsi que d’une pénalité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de quarante (40) euros. RDF aura également la faculté de suspendre l’exécution de ses obligations jusqu’au complet paiement des sommes restant dues.

Article 12 - Sous-traitance RDF se réserve le droit de sous-traiter la totalité ou une partie des prestations de livraison, installation, formation et/ou maintenance.

Article 13 – Intégrité Le Client reconnaît que c’est une politique claire de RDF d’être en conformité avec l’ensemble des lois, règlements, codes de conduite de l’industrie, autorisations et ordonnances applicables ainsi que d’agir de façon correcte et éthique. Toute corruption, extorsion et détournement de fonds sont interdits. Le Client ne doit pas verser ou accepter des dessous de table, ni participer à des incitations illégales dans le cadre de ses relations d’affaire ou de ses relations avec le Gouvernement. Le Client doit mener ses activités dans le cadre d’une concurrence loyale et vigoureuse ainsi qu’en conformité avec les lois sur la concurrence applicables. Les pratiques commerciales du Client doivent être loyales, et ses actions publicitaires en conformité avec la législation sur la publicité. Le Client doit se conformer aux lois et aux règlements applicables, y compris celles ou ceux relatifs au développement durable et à la responsabilité sociale, tels que les règlements interdisant le travail des enfants, la corruption ou l’octroi d’avantages illégaux. Le Client doit refuser le travail forcé, l’exploitation, le travail des prisonniers et celui des enfants. De plus, le Client doit respecter les droits de l’Homme qui sont dans sa sphère d’influence et doit se soumettre aux normes d’intégrité conformément au Code de conduite du Groupe Roche accessible à partir du lien suivant : https://www.roche.com/dam/jcr:e11db020-0be3-4e93-83bb-8b1cd11a2ff6/en/code_of_conduct_fr.pdf ainsi que du Code de conduite Corruption et Trafic d’influence accessible à partir du lien suivant : https://www.roche.com/dam/jcr:9d3453d0-89b4-4026-8df2-c73ac8398142/en/code_of_conduct_addendum_for_france_fr.pdf, et dont le Client reconnait avoir pris connaissance.

Article 14 – Lanceur d’alerte Dans le cadre de l’application de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 dite « Loi Sapin II » relative notamment à la protection des lanceurs d’alerte, l’acheteur informe tous les membres de son personnel et/ou tous ses préposés, du fait qu’ils peuvent à tout moment procéder au signalement d’une alerte dans les conditions prévues aux articles 6 à 8 de ladite loi, auprès du Compliance Officer de Roche Diagnostics France en écrivant à l’adresse suivante : [email protected].

Article 15 - Force majeure Aucune des parties ne peut être considérée en défaut si l'exécution de ses obligations, en tout ou en partie, est retardée ou empêchée par suite d'une situation de force majeure conformément à l’article 1218 du Code civil. Pour se prévaloir de la force majeure, la partie empêchée devra notifier à l’autre l’événement de force majeure, dès sa survenance, en indiquant une estimation de sa durée. L’exécution de ses obligations sera suspendue pendant la durée de cet événement. Dès que celui-ci aura pris fin, la partie empêchée le notifiera à l’autre et devra reprendre immédiatement l’exécution de ses obligations. Si la situation de force majeure perdure au-delà d’une période de trois (3) mois, l’autre partie pourra choisir de résilier le contrat par notification. Dans ce cas, aucune des parties ne sera habilitée à percevoir des dommages et intérêts du fait de la non-exécution ou de l’exécution partielle du contrat, résultant du cas de force majeure.

Article 16 – Confidentialité Les parties conviennent de maintenir la confidentialité de toute information portée à leur connaissance en lien avec les présentes ou en conséquence de la relation commerciale qu'elles entretiennent, qui est marquée comme confidentielle ou qui est identifiable comme étant un secret commercial ou d'entreprise, et ne doivent pas conserver ces informations ni les utiliser à des fins autres que celles nécessaires pour atteindre les objectifs convenus.

Article 17 – Données personnelles Des données définies comme personnelles par les dispositions du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 et de la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978, dite « Loi Informatique et libertés » (« RGPD ») sont susceptibles d’être collectées et traitées par chacune des parties à des fins de gestion des relations contractuelles (« Données personnelles »). Seules les personnes en charge des missions précitées pourront accéder aux Données personnelles. Les parties s’engagent à respecter l’ensemble des obligations qui leur incombent découlant du RGPD. Conformément au RGPD, toute personne agissant pour le compte du Client dont les Données personnelles sont collectées peut exercer les droits suivants : d’accès et d’information, de rectification, à l’effacement, à la limitation du traitement des Données personnelles, à la portabilité, et d’opposition du traitement auprès de [email protected] et, si elle estime que ses droits individuels ne sont pas respectés, auprès de la CNIL (www.cnil.fr). De même, toute personne agissant pour le compte de RDF dont les Données personnelles sont collectées, peut exercer ces mêmes droits auprès du Client. Chaque partie s’engage à conserver les Données personnelles des personnes agissant pour le compte de l’autre partie pendant une durée strictement nécessaire à cette finalité augmentée des délais légaux de prescription et des éventuelles durées de conservation obligatoires. Pour en savoir, le Client est invité à consulter la Charte Générale de Protection des Données personnelles disponible sur : http://www.roche-diagnostics.fr/home/a-propos-de-roche/donnees-personnelles.html. RDF peut également être amenée à traiter des Données personnelles dans le cadre d’une éventuelle action de vigilance. Dans ce cas RDF s’engage à conserver ces Données 25 ans maximum à compter de la clôture du dossier de vigilance à moins que des dispositions légales contraires ne fassent varier ce délai.

Article 18 – Elimination des matériels, des emballages et consommables

RDF, producteur au sens de la Directive déchets européenne 2003/96/CE (Directive déchets d’équipements électrique et électronique - DEEE), prend en charge l’organisation de l’enlèvement et du traitement en fin de vie des matériels dont elle est propriétaire, conformément aux dispositions de la Directive. Par ailleurs, en tant que producteur de déchets, il est de la responsabilité du client de mettre en place les filières de collecte et d’élimination des déchets qu’il produit.

Article 19 – Loi applicable, contestation et juridiction compétente

Tout litige relatif à l’exécution et/ou à l’interprétation des présentes est soumis à la loi française. Préalablement à toute procédure judiciaire, les parties conviennent de soumettre leur différend à la médiation. En cas d’échec, l’attribution de juridiction est faite au Tribunal de Commerce de Grenoble, même en cas de pluralité de défendeurs, de demande incidente ou d’appel en garantie.

Version 12/2020 Valable à compter du 01/01/2021 215

 

 

Conditions spécifiques de vente / location, maintenance et utilisation des matériels 

(complémentaires des Conditions Générales de Vente)

Version du 10/2021 - Valable à compter du 01/01/2022

Ces conditions spécifiques de vente/location, maintenance et utilisation des matériels viennent compléter les Conditions Générales de Vente (« CGV »), de RDF (« RDF ») et sont annexées au contrat conclu avec le client (le « Contrat »). En cas de divergence, les présentes Conditions spécifiques prévalent sur les CGV de RDF. Ces Conditions spécifiques ne s’appliquent pas aux logiciels commercialisés par RDF, pour lesquels d’autres conditions sont applicables.

Article 1 - Livraison - Installation - Mise en service des matériels sauf pour les matériels d’hématologie de la gamme Sysmex ; et sauf pour les matériels suivants : cobas h232, URISYS 1100, CoaguChek Pro II, AccuChek Inform II, cobas Liat, Cobas b101 (la « Gamme Point of Care »).

RDF planifiera avec le client la date et les conditions de livraison, d'installation et de mise en routine des matériels. Si nécessaire, une visite de pré-installation sera effectuée par RDF, afin de définir les aménagements ou travaux nécessaires à l'installation optimale des matériels. Les coûts des travaux et aménagements sont à la charge du client.

Les matériels sont en principe livrés par RDF à ses frais et à ses risques (France métropolitaine), à l'emplacement indiqué par le client et agréé par RDF, soit lors de la visite de pré-installation, soit – en l’absence de visite de pré-installation – en conformité avec les caractéristiques techniques décrites dans la documentation fournie avec les matériels. En cas d'annulation de la livraison du fait du client dans un délai inférieur à 48 heures précédant la date prévue pour cette livraison, le client supportera les frais correspondants aux prestations de transport déjà engagés par RDF.

L'installation physique et la mise en service des matériels, incluant les paramètres applicatifs desdits matériels, sont effectuée dans les locaux du Client par un ingénieur RDF ou une personne qualifiée agréée par RDF. A compter de la livraison du matériel, le Client est responsable, en tant que gardien, de tous dommages causés au matériel et à ce titre, prend en charge les risques de perte, vol et/ou de détérioration partielle ou totale du matériel ou des options. Afin de couvrir sa responsabilité, le Client s’engage à souscrire une assurance responsabilité civile et une assurance dommages couvrant le matériel et les options au profit de qui il appartiendra, auprès d’une compagnie d’assurance notoirement solvable et à justifier à tout moment de l’existence de la police d’assurance à Roche Diagnostics France ainsi que du paiement des primes

Le bon fonctionnement des matériels sera vérifié conjointement par le Client et par l'ingénieur RDF. Cette vérification fera l'objet d'un procès-verbal de mise en routine, valant réception. En cas de réserves sur le fonctionnement des matériels, celles-ci pourront être portées par le Client sur le procès-verbal de mise en routine ou notifiées par écrit à RDF, au plus tard dans les huit jours suivant la date du procès-verbal de mise en routine remis au Client. RDF s'engage à remédier aux éventuelles anomalies dans les meilleurs délais. Compte tenu des dispositions spécifiques de sécurité en vigueur dans les laboratoires de type « L3 » (formation spécifique des intervenants, extraction des matériels et outillage nécessaire …), RDF n’effectuera pas d’opération d’installation ou de maintenance dans ces laboratoires.

Article 2 - Formation à l’utilisation des matériels (non applicable à la Gamme Point of Care)

RDF s'engage à assurer la formation sur site à la bonne utilisation des matériels pour un (1) technicien référent au minimum désigné par le client suivant les modalités convenues (il est précisé que les formations au siège de RDF sont soumises à des conditions de formation spécifiques). Le client s'engage à rendre disponible ce(s) technicien(s) référent(s) pendant toute la durée de la formation. Aucun supplément de formation ne pourra être accordé en cas de non disponibilité du technicien pour cette formation. Tout dépassement du nombre de jours prévus dans le Contrat fera l’objet d’une facturation au tarif en vigueur sauf si le nombre de jours est dépassé du fait de la responsabilité de RDF. Pour les produits de l’activité Histopathologie, RDF s’engage à assurer la formation d’un (1) technicien dans le cas de la fourniture d’un matériel.

Article 3 – « Téléservice.Net » Ce service recouvre l’ensemble des e-services fournis par RDF au client (« Téléservice.Net »), pour certains matériels de chimie clinique et d'immuno-analyse de RDF : télémaintenance, monitorage des données techniques et bibliothèque électronique.

Pour le fonctionnement et la maintenance de ces matériels, la mise en place du Téléservice.Net est obligatoire. Un accès haut débit (connexion ADSL dédiée ou accès internet via réseau Ethernet du client) devra être installé par le client, avec une prise à proximité des matériels, avant l'intervention de RDF pour l’installation des matériels. Les coûts d'installation et de fonctionnement de cette ligne sont à la charge du client. Pour les produits de l’activité Histopathologie, les dispositions du présent article s’appliquent uniquement au système VENTANA HE 600.

Article 4 - Matériels périphériques Les matériels périphériques (onduleurs, osmoseurs …) fournis et installés par RDF ou par un prestataire mandaté par RDF, nécessaires au fonctionnement des matériels, ne doivent en aucun cas être utilisés avec des matériels non distribués par RDF.

Article 5 –Maintenance des matériels (non applicable à la Gamme Point of Care ainsi qu’aux Périphériques maintenus par un sous-traitant de RDF qui intervient selon ses propres conditions de maintenance)

5.1 Pendant toute la durée de la garantie attachée au matériel telle que définies aux articles 7 et 8 des CGV, ou dès la signature d’un contrat de maintenance, RDF s’engage à réaliser les prestations RDF telles que définies à l’article 6.

5.2 Les matériels installés depuis plus de cinq (5) ans et dont la maintenance n’a pas été assurée par RDF ou un prestataire agréé, doivent faire l’objet d’une expertise détaillée, faisant l’objet d’une facturation séparée avant de bénéficier de la mise en place d’un contrat de maintenance. RDF est en droit de refuser la prise en charge de la maintenance dudit matériel. Si RDF accepte la prise en charge de ce matériel dans le cadre d’un contrat de maintenance, elle se réserve le droit de proposer un prix différent du prix tarif, en fonction de l’état du matériel.

Article 6 – Prestations de maintenance assurées par RDF (non applicable à la Gamme Point of Care ainsi qu’aux Périphériques maintenus par un sous-traitant de RDF qui intervient selon ses propres conditions de maintenance)

6.1 Maintenance préventive

La maintenance préventive a pour objet de maintenir le matériel dans des performances proches des performances d’origine. RDF s’engage à effectuer les maintenances préventives périodiques en conformité avec les recommandations du fabricant et fournit les pièces de rechange et les pièces consommables d’origine constructeur. La fréquence des entretiens préventifs peut évoluer durant la période de vie du matériel. Préalablement à l’opération de maintenance, un ingénieur de maintenance de RDF prendra contact avec le client afin de convenir de sa date de réalisation.

6.2 Maintenance curative

RDF s’engage à répondre à toute demande du client afin de remédier à la panne signalée et notamment arrêt subit, total ou partiel du matériel ou autre défaillance, remise en état d’un matériel, nécessité d’un réglage ou remplacement de pièce. RDF fournit les pièces de rechange et pièces consommables d’origine constructeur.

6.2.1 Support à distance

En cas de panne, le client s’adresse à l’assistance clients de RDF (RCSC, Regional Customer Support Center) par téléphone ou via la plateforme DiaLog (https://dialogportal.roche.com). L’assistance clients est ouverte de 8h00 à 18h00 (heure de Paris) du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés. Par exception à ce qui précède les clients situés aux Antilles et en Guyane bénéficient d’une assistance téléphonique ouverte de 8h00 à 17h00 (heure de Montréal) du lundi au vendredi à l’exception des jours fériés.

Quel que soit le lieu où se situe le client et dans le cadre d’une demande concernant l’activité Tissue/histopathologie, l’assistance téléphonique est ouverte de 8 h 00 à 18 h 00 (Heure de Paris), du lundi au vendredi à l’exception des jours fériés.

Si les techniciens ne peuvent répondre directement, l’appel est transféré à une société d'accueil téléphonique qui enregistre la demande. La demande est alors traitée par les techniciens et un rappel est programmé en fonction de l’urgence du problème. Le dépannage par téléphone et le Téléservice.Net étant privilégiés, il est recommandé que le(s) référent(s) du laboratoire formé(s) par RDF contacte(nt) l’assistance téléphonique. Le client doit s’assurer que son personnel est formé aux normes de sécurité à respecter lors de manipulations électriques simples réalisées par son personnel dans le cadre de dépannage par téléphone. La responsabilité de RDF ne pourra en aucun cas être engagée en cas de dommage causé à cette occasion. Une intervention sur le matériel sur site pourra être déclenchée suivant la nature et l’importance de la panne.

Pour certains matériels sous garantie ou sous contrat de maintenance, une assistance technique téléphonique est assurée le samedi, à l’exception des jours fériés, de 8 h 30 à 17 h 30. Cette information est précisée dans le Contrat le cas échéant.

6.2.2 Interventions sur site

RDF s’engage, dans le cas d’une panne bloquante et pour un matériel sous contrat de service, à intervenir dans un délai maximum de 24 heures à compter de l’enregistrement de l’appel par l’assistance téléphonique, sauf pour certains matériels pour lesquels le délai est mentionné dans le Contrat le cas échéant. Par exception à ce qui précède les clients situés aux Antilles et en Guyane, le délai d’intervention est porté à 48 heures. Ce délai peut être augmenté de 72 heures jours ouvrés et hors jours fériés dès lors que l’ingénieur de maintenance ne dispose pas dans son stock de la/des pièce(s) détachée(s) nécessaires.

Pour l’activité Histopathologie, le délai d’intervention est de 48 heures, à compter de l’enregistrement de l’appel auprès de l’assistance téléphonique. Par dérogation et uniquement pour les clients ne se situant pas aux Antilles et en Guyane, le délai maximum d'intervention sur le Système HE600 est de 24 heures.

Le délai court uniquement sur les jours ouvrés (du lundi 8h30 au vendredi 17h30).

En cas d’intervention sur site, l’ingénieur de maintenance confirme au client son heure approximative d’arrivée sur site.

En cas de panne dûment constatée, entraînant l’arrêt prolongé de tout ou partie du matériel, RDF s’engage à aviser immédiatement le client de la nature et de l’importance de cette panne, ainsi que du délai approximatif nécessaire à la remise en service, et de le mentionner dans le rapport d’intervention. Par arrêt prolongé, on entend un arrêt égal ou supérieur à 48 heures à partir de la constatation de la panne par le personnel de RDF.

6.2.3 Interventions dans les ateliers de RDF

Si des raisons techniques l’exigent, le client s’engage à accepter que les opérations de maintenance curative soient faites dans les ateliers de RDF. Dans la mesure du possible, un prêt de matériel équivalent, que le client s’engage à utiliser avec soin, pourra être proposé pour toute la durée de l’intervention. Les frais de transport sont à la charge de RDF, le client s’engage néanmoins à prendre toute les mesures nécessaires afin de limiter toute dégradation du matériel prêté lors du retour de ce dernier. Les frais de dépose et de repose du matériel réparé seront à la charge de RDF.

A défaut d’acceptation du client sur les modalités de réparation, RDF ne sera plus tenue d’assurer la maintenance du matériel concerné.

Pour les logiciels Profils Protéiques, l’assistance téléphonique et la mise à jour du logiciel sont garanties pendant une période de dix-huit mois à compter de la date d’installation du logiciel chez le Client. La garantie n’inclut pas les déplacements ou déménagements des matériels après leur installation.

6.2.4 Sauvegarde des données

Le client a la responsabilité de la sauvegarde et de la confidentialité de ses données avant toute intervention de RDF.

6.3 Horaires d’intervention

6.3.1 Les maintenances préventives et curatives sont exécutées de 8h30 à 17h30 du lundi au vendredi, à l’exception des jours fériés. Pour permettre l’exécution des prestations de RDF, le client s’engage à donner libre accès aux matériels à entretenir pendant les jours et heures précités, et ce, pour la durée nécessaire à la réalisation complète des opérations de maintenance. Dans le cas où le client ne serait pas en mesure de donner au personnel de RDF l’accès immédiat au matériel concerné, le temps d’attente supérieur à 30 minutes sera facturé au Client au tarif en vigueur chez RDF. Le client devra assurer une présence auprès du collaborateur RDF, dans le local où est installé le matériel, faute de quoi l’intervention ne pourrait avoir lieu.

6.3.2 Toute intervention en dehors des horaires mentionnés ci-dessus ne pourra être faite que suite à un accord préalable des parties. Dans tous les cas, les interventions effectuées au-delà des jours et heures ouvrables feront l’objet d’une facturation complémentaire par la majoration du taux horaire en vigueur, calculée comme suit :

  • 20 h – 22 h du lundi au vendredi 50 %
  • 22 h - 8 h du lundi au vendredi 100 %
  • 8 h – 20 h samedi 50 %
  • 8 h – 20 h dimanche et jours fériés 100 %
  • 20 h - 8 h samedi, dimanche et jours fériés 150 %

6.3.3 Durée des interventions

Les interventions seront aussi courtes que possible. Elles seront toujours effectuées de manière à entraîner le minimum de gêne dans les conditions de travail du client.

6.4 Rapport d’intervention

6.4.1 Pour chaque intervention sur site, l’ingénieur de maintenance établira un rapport d’intervention papier ou électronique indiquant son nom, la date, le temps passé, l’objet de l’intervention, les prestations effectuées, les anomalies constatées, les améliorations à apporter ou à envisager, toutes les observations et suggestions utiles.

Ce rapport d’intervention est signé par l’ingénieur de RDF et par le client. Une copie est laissée au client sous forme électronique ou papier.

6.4.2 Compte rendu de RDF

Si nécessaire, RDF rendra compte par écrit au client des faits susceptibles d’affecter la bonne marche du matériel et lui signalera les mesures propres à maintenir ce matériel en état de fonctionnement normal. RDF signalera en particulier les erreurs d’utilisation et de manipulation ou les défauts d’entretien journalier qu’elle aura pu déceler, les pièces à changer, les modifications souhaitables, sans que cette liste soit limitative.

6.5 Pièces détachées

Toute utilisation par le Client de pièces de rechange ou consommables qui ne seraient pas d’origine constructeur est susceptible d’exclure :

  • la garantie légale de RDF ;
  • la garantie contractuelle fournie par RDF.

Si ces pièces ne sont pas d’origine constructeur, alors RDF se réserve le droit de facturer :

  • la pièce concernée au tarif en vigueur ;
  • les frais de main d’oeuvre associés à son remplacement.

6.5.1 Pièces de rechange

Ce sont les pièces détachées utiles au fonctionnement normal des matériels, dans les conditions normales d’utilisation, dont le remplacement régulier n’est pas recommandé par le constructeur et dont on ne peut prévoir de façon précise la durée de vie.

6.5.2. Pièces consommables

Ces sont les éléments dont l’usure est en relation directe avec le temps de fonctionnement du matériel et dont le constructeur recommande un changement périodique.

6.5.3 Garantie des pièces de rechange

La garantie fournie sur les pièces de rechange est de six (6) mois à compter de leur mise en service par un ingénieur RDF.

6.5.4 Propriété des pièces changées

Dans le cas où le matériel est mis à disposition ou loué au client, toute pièce défectueuse changée dans le cadre du Contrat reste la propriété de RDF, à défaut, elle sera facturée au tarif en vigueur.

Article 7 – Obligations du client relatives à l’utilisation des matériels

7.1 Le client s’engage à utiliser les matériels conformément aux instructions d’utilisation de RDF et pour les matériels sous Contrat prévoyant une prestation de maintenance à ne pas les faire entretenir ou réparer par des personnes non agréées par RDF.

7.2 Le client s’engage à utiliser les matériels sous Contrat (i) dans des locaux adéquats et à les protéger contre les intempéries et contre tous types de projections (ii) aux spécifications du constructeur, en particulier en matière d’alimentation électrique, d’alimentation en eau, d’évacuation des effluents et d’environnement (température, hygrométrie …). Le client s’engage enfin à prévoir un espace libre autour des matériels de façon à ne pas gêner l’action du personnel de RDF, conformément aux consignes données lors de la visite de pré-installation.

7.3 Le Client s’engage à ne pas installer ni utiliser, sur les systèmes microinformatiques de pilotage, des logiciels non fournis ou non validés par RDF.

Article 8 – Prescriptions en matière d’hygiène et de sécurité – Plan de prévention

Si des mesures préventives de sécurité doivent être appliquées par les intervenants, le client devra en informer le personnel de RDF avant intervention sur le site.

Conformément aux dispositions du décret 92-158 du 20 février 1992, le client a la charge de l’établissement d’un plan de prévention écrit, avant toute intervention du personnel de RDF sur le site du client. RDF a établi un plan de prévention cadre, identifiant les risques les plus fréquemment rencontrés par ses salariés lors des interventions chez les clients. Il est de la responsabilité du client de compléter ce plan de prévention cadre en y ajoutant les risques spécifiques à son site, voire de proposer son propre plan de prévention à RDF. Le client est également tenu d’informer sans délai RDF de tout nouveau risque auquel pourrait être confronté le salarié de RDF intervenant sur son site, et de proposer un plan de prévention pour parer à ce risque.

Conformément aux dispositions de l’Arrêté du 16 juillet 2007 fixant les mesures techniques de prévention, notamment de confinement, à mettre en oeuvre dans les laboratoires de recherche, d’enseignement, d’analyses, d’anatomie et cytologie pathologiques, les salles d’autopsie et les établissements industriels et agricoles où les travailleurs sont susceptibles d’être exposés à des agents biologiques pathogènes, le client s’engage à procéder à la décontamination de l’instrument avant toute intervention.

RDF informe son personnel intervenant sur le site du client qu’il doit prendre connaissance des « consignes particulières du site », étant entendu que chaque entreprise reste responsable de son personnel, s'assure de la sécurité de celui-ci durant l'intervention et met en oeuvre les mesures prévues dans le plan de prévention.

Par ailleurs, le client s’engage à respecter les autres obligations légales ou réglementaires, en matière d’hygiène et de sécurité, et notamment celles contenues dans le Guide de bonne exécution des analyses de biologie médicale (« GBEA »), ainsi que dans les Normes ISO 15 189 ou 17 025 pour les laboratoires accrédités par le COFRAC. Le personnel de RDF devra toujours être accompagné par au moins un représentant du client ; en aucun cas il ne pourra rester seul sur le site du client.

Compte tenu des dispositions spécifiques de sécurité en vigueur dans les laboratoires de type « L3 » et « L4 » (formation spécifique des intervenants, extraction des matériels et outillage), RDF n’intervient pas dans ces laboratoires. Par dérogation, RDF pourra intervenir dans les laboratoires de type « L3 » sous réserve d’un accord préalable écrit de RDF et d’une visite de RDF Sécurité Environnement. Une telle intervention fera l’objet d’un devis spécifique.

Par ailleurs, en tant que producteur de déchets, il est de la responsabilité du client de mettre en place les filières de collecte et d’élimination des déchets qu’il produit. Dans le cadre des interventions sur le site du client, l’ingénieur de maintenance de RDF respectera les consignes de tri et d’élimination des déchets du client.

Article 9 – Déplacement du matériel - upgrade de matériel (non applicable à la gamme Point of Care)

9.1 Au cas où le client souhaiterait transférer dans un autre lieu un matériel dont RDF assure la maintenance, le déplacement ne pourra être effectué sans l’accord préalable de RDF, à défaut de quoi RDF ne serait plus tenue d’en assurer la maintenance. Le client devra aviser RDF du transfert prévu au moins trois (3) mois à l’avance. La prise en charge du déplacement de l’instrument par RDF, si demandé par le client, donnera lieu à une ligne séparée du devis. Que le déplacement soit effectué par RDF ou non, RDF établira un devis conformément à l’article 11.4, pour la désactivation de l’instrument, la réactivation sur le nouveau site et pour le contrôle du bon fonctionnement de l’instrument après le déplacement. Dès que RDF aura donné son accord, le client remettra un bon de commande à RDF. Les prestations effectuées feront l’objet d’une facturation distincte et en sus du contrat de maintenance.

9.2 Il est possible que le fabricant propose des modifications dont le seul but est d’offrir des avantages nouveaux non existant sur le matériel installé (upgrade du matériel). L’installation de ce type de modifications n’est pas incluse dans le contrat de maintenance et fera l’objet d’un devis séparé. Dès que RDF aura donné son accord, le client remettra un bon de commande à RDF. Les modifications feront l’objet d’une facturation distincte en sus du contrat de maintenance. Le matériel ainsi modifié restera couvert par le contrat de maintenance.

9.3 Dans le cadre d’une facturation au coût-patient rendu, le stock de réactifs dont dispose le client doit faire l’objet d’une gestion raisonnée. Notamment, en cas de déplacement du matériel, ou d’upgrade du matériel ayant rendu obsolètes les réactifs utilisés jusqu’à présent, le stock restant non utilisé à la date du déménagement (s’il n’est pas déménagé avec le matériel) ou à la date de l’installation des nouveaux matériels (en cas d’upgrade) sera facturé par RDF.

Le stock restant, établi contradictoirement entre le client et RDF, ne sera facturé que s’il est supérieur à sept (7) jours de consommation moyenne de réactifs par le client sur les douze derniers mois (si la relation commerciale est inférieure à 12 mois, la moyenne sera calculée sur la relation commerciale totale).

Pour chaque référence, le montant facturé par RDF correspondra au résultat de la formule de calcul suivant : (Nombre de patient à facturer * prix patient actuel). Le nombre de patient à facturer s’entend comme 80% de la capacité de traitement du kit (à titre d’exemple : un coffret de 100 tests correspond à 80 patients facturables).

Article 10 – Contrat de maintenance (non applicable à la gamme Point of Care)

10.1 Durée du contrat de maintenance

Sauf stipulation contraire prévue au contrat, le contrat de maintenance est établi pour une durée de douze (12) mois et renouvelé par tacite reconduction sauf résiliation par l’une des parties au plus tard deux (2) mois avant la date anniversaire du contrat. Au-delà de cinq ans d’utilisation du matériel sur le site, un nouveau contrat pourra être proposé tenant compte de la vétusté du matériel.

10.2 Résiliation

En cas de demandes répétées d’intervention non-justifiées, RDF informera le client, par lettre recommandée avec accusé de réception, des appels injustifiés qu’elle pourra constater. Si le client persiste malgré cet avis à provoquer des déplacements non motivés, RDF pourra mettre fin au contrat de maintenance par lettre recommandée avec avis de réception. La résiliation prendra effet un (1) mois après réception de cette lettre par le client. On entend par intervention non-justifiée toute intervention que le client aurait dû effectuer lui-même dans le cadre de l’entretien périodique, ou causée par un manque manifeste d’entretien régulier par le client. Plus généralement, chacune des parties pourra résilier le contrat de maintenance de façon anticipée par une notification faite par lettre recommandée avec avis de réception, si l’autre partie commet un manquement à l'une de ses obligations essentielles énoncées dans le contrat de maintenance et si elle n’y a pas remédié dans les quinze (15) jours suivant la réception d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception préalablement notifiée par RDF.

En cas de résiliation du contrat de maintenance, la redevance annuelle sera due au prorata du nombre de mois passés entre la date de signature ou la date de renouvellement et la date de prise d'effet de la réalisation prévue.

10.3 Révision du tarif

Les prestations résultant du contrat de maintenance sont consenties par RDF moyennant le paiement par le client d’une redevance annuelle dont le montant figure en annexe. Le tarif pourra être revu une fois par an.

10.4 Prestations prévues à l’articles 9

Ces prestations sont des services spéciaux non-couverts par un contrat de maintenance et exécutées sur devis accepté par le client. Le devis précisera l’objet de l’intervention et comportera les éléments essentiels du calcul des prix et notamment :

  • le nombre d’heures de travail estimé,
  • les taux horaires de facturation correspondants,
  • la liste et le prix des fournitures et frais accessoires,
  • tout autre élément en usage dans la profession.

10.5 Cas d’exclusion des interventions au titre du contrat de maintenance

RDF ne sera pas tenue de réaliser les interventions au titre du contrat de maintenance dans les cas suivants :

  • Lorsque les dommages subis par le client sont dus à une manipulation ou à un stockage inapproprié ;
  • En cas de mauvaise utilisation ou d’utilisation non conforme à la destination du produit ou encore le non-respect des spécifications techniques (telle qu'indiquée dans les fiches de sécurité des produits et manuels d’utilisation des matériels consultables sur le site Internet https://dialog.roche.com/fr/fr/home.html) ;
  • En cas de négligence, défaut d'entretien ou entretien inadapté du matériel ;
  • En cas de déplacement, de modification de l'installation des matériels et/ou modification des matériels sans l'accord écrit préalable de RDF.
  • En cas d'usure normale du matériel ;
  • Aux dommages subis par les matériels et résultant d’un accident, d’une négligence, d'une malveillance ou du fait d’un tiers. Il en est de même en cas d'interventions ou de réparations et modifications faites par des personnes non autorisées par RDF ;
  • Aux dommages subis par les matériels ou logiciel d’exploitation résultant de l’utilisation sur les systèmes de micro-informatique de pilotage de logiciels non fournis ou non validés par RDF ou de copies non autorisées de logiciels, ou d’applications non fournies ou non validées par RDF ;
  • Aux dommages occasionnés par toutes causes étrangères au fabricant ou à RDF, telles que l'incendie, le dégât des eaux, la foudre, les cataclysmes naturels, les grèves, l’émeute, le sabotage, les mouvements populaires, le terrorisme, la guerre civile ou étrangère, l’action des pouvoirs publics ;

En cas de demande d’intervention motivées par le seul remplacement des pièces consommables et consommables (lampes, seringues, joints, tubes, réactifs, …) faisait partie de l’entretien périodique assuré par le client, tel qu’il est décrit dans le manuel d’utilisation.

RDF effectuera sur demande du client, les réparations et remises en état dans toutes les hypothèses d’exclusion des interventions du contrat de maintenance. L’intervention de RDF fera l'objet d'un devis. Dès qu’un accord sera intervenu, le client remettra un bon de commande à RDF. Les modifications feront l’objet d’une facturation distincte en sus.

Article 11 – Conditions de paiement

Toute intervention en dehors d’un contrat de maintenance fera l’objet d’une facturation payables à trente (30) jours suivant leur date d’émission. Lorsqu’un contrat de maintenance est conclu et à défaut d’accord contraire, le client s’engage à régler cinquante pourcent (50 %) du montant de la redevance annuelle à la signature du contrat de maintenance (ou à la date de son renouvellement le cas échéant). Le solde, soit cinquante pourcent (50 %), sera réglé six (6) mois après ladite signature ou ledit renouvellement.

De convention expresse et sauf report sollicité à temps et accordé par RDF, le défaut de paiement à l’échéance fixée entraînera : 1° l’exigibilité immédiate de toutes les sommes restant dues, quel que soit le mode de règlement prévu ; le client ne peut opposer aucun droit de rétention ou de compensation, 2° l’exigibilité, le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture, d’une pénalité d’un montant égal à trois fois le taux de l’intérêt légal, applicable en cas de règlement après la date prévue pour le paiement, ainsi que d’une pénalité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de quarante (40) euros. RDF aura également la faculté de suspendre l’exécution de ses obligations jusqu’au complet paiement des sommes restant dues.

Article 12 - Sous-traitance RDF se réserve le droit de sous-traiter la totalité ou une partie des prestations de livraison, installation, formation et/ou maintenance. Il est précisé que dans ce cas, le sous-traitant interviendra selon ses propres conditions.

Article 13 – Intégrité Le Client reconnaît que c’est une politique claire de RDF d’être en conformité avec l’ensemble des lois, règlements, codes de conduite de l’industrie, autorisations et ordonnances applicables ainsi que d’agir de façon correcte et éthique. Toute corruption, extorsion et détournement de fonds sont interdits. Le Client ne doit pas verser ou accepter des dessous de table, ni participer à des incitations illégales dans le cadre de ses relations d’affaire ou de ses relations avec le Gouvernement. Le Client doit mener ses activités dans le cadre d’une concurrence loyale et vigoureuse ainsi qu’en conformité avec les lois sur la concurrence applicables. Les pratiques commerciales du Client doivent être loyales, et ses actions publicitaires en conformité avec la législation sur la publicité. Le Client doit se conformer aux lois et aux règlements applicables, y compris celles ou ceux relatifs au développement durable et à la responsabilité sociale, tels que les règlements interdisant le travail des enfants, la corruption ou l’octroi d’avantages illégaux. Le Client doit refuser le travail forcé, l’exploitation, le travail des prisonniers et celui des enfants. De plus, le Client doit respecter les droits de l’Homme qui sont dans sa sphère d’influence et doit se soumettre aux normes d’intégrité conformément au Code de conduite du Groupe Roche accessible à partir du lien suivant : https://www.roche.com/dam/jcr:e11db020-0be3-4e93-83bb-8b1cd11a2ff6/en/code_of_conduct_fr.pdf ainsi que du Code de conduite Corruption et Trafic d’influence accessible à partir du lien suivant : https://www.roche.com/dam/jcr:9d3453d0-89b4-4026-8df2-c73ac8398142/en/code_of_conduct_addendum_for_france_fr.pdf, et dont le Client reconnait avoir pris connaissance.

Article 14 – Lanceur d’alerte Dans le cadre de l’application de la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 dite « Loi Sapin II » relative notamment à la protection des lanceurs d’alerte, l’acheteur informe tous les membres de son personnel et/ou tous ses préposés, du fait qu’ils peuvent à tout moment procéder au signalement d’une alerte dans les conditions prévues aux articles 6 à 8 de ladite loi, auprès du Compliance Officer de Roche Diagnostics France en écrivant à l’adresse suivante : [email protected]

Article 15 - Force majeure Aucune des parties ne peut être considérée en défaut si l'exécution de ses obligations, en tout ou en partie, est retardée ou empêchée par suite d'une situation de force majeure conformément à l’article 1218 du Code civil. Pour se prévaloir de la force majeure, la partie empêchée devra notifier à l’autre l’événement de force majeure, dès sa survenance, en indiquant une estimation de sa durée. L’exécution de ses obligations sera suspendue pendant la durée de cet événement. Dès que celui-ci aura pris fin, la partie empêchée le notifiera à l’autre et devra reprendre immédiatement l’exécution de ses obligations. Si la situation de force majeure perdure au-delà d’une période de trois (3) mois, l’autre partie pourra choisir de résilier le contrat par notification. Dans ce cas, aucune des parties ne sera habilitée à percevoir des dommages et intérêts du fait de la non-exécution ou de l’exécution partielle du contrat, résultant du cas de force majeure.

Article 16 – Confidentialité Les parties conviennent de maintenir la confidentialité de toute information portée à leur connaissance en lien avec les présentes ou en conséquence de la relation commerciale qu'elles entretiennent, qui est marquée comme confidentielle ou qui est identifiable comme étant un secret commercial ou d'entreprise, et ne doivent pas conserver ces informations ni les utiliser à des fins autres que celles nécessaires pour atteindre les objectifs convenus.

Article 17 – Données personnelles Des données définies comme personnelles par les dispositions du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 et de la loi n° 78-17 modifiée du 6 janvier 1978, dite « Loi Informatique et libertés » (« RGPD ») sont susceptibles d’être collectées et traitées par chacune des parties à des fins de gestion des relations contractuelles (« Données personnelles »). Seules les personnes en charge des missions précitées pourront accéder aux Données personnelles. Les parties s’engagent à respecter l’ensemble des obligations qui leur incombent découlant du RGPD. Conformément au RGPD, toute personne agissant pour le compte du Client dont les Données personnelles sont collectées peut exercer les droits suivants : d’accès et d’information, de rectification, à l’effacement, à la limitation du traitement des Données personnelles, à la portabilité, et d’opposition du traitement auprès de [email protected] et, si elle estime que ses droits individuels ne sont pas respectés, auprès de la CNIL (www.cnil.fr). De même, toute personne agissant pour le compte de RDF dont les Données personnelles sont collectées, peut exercer ces mêmes droits auprès du Client. Chaque partie s’engage à conserver les Données personnelles des personnes agissant pour le compte de l’autre partie pendant une durée strictement nécessaire à cette finalité augmentée des délais légaux de prescription et des éventuelles durées de conservation obligatoires. Pour en savoir, le Client est invité à consulter la Charte Générale de Protection des Données personnelles disponible sur : http://www.roche-diagnostics.fr/home/a-propos-de-roche/donnees-personnelles.html. RDF peut également être amenée à traiter des Données personnelles dans le cadre d’une éventuelle action de vigilance. Dans ce cas RDF s’engage à conserver ces Données 25 ans maximum à compter de la clôture du dossier de vigilance à moins que des dispositions légales contraires ne fassent varier ce délai.

Article 18 – Elimination des matériels, des emballages et consommables

RDF, producteur au sens de la Directive déchets européenne 2003/96/CE (Directive déchets d’équipements électrique et électronique - DEEE), prend en charge l’organisation de l’enlèvement et du traitement en fin de vie des matériels dont elle est propriétaire, conformément aux dispositions de la Directive. Par ailleurs, en tant que producteur de déchets, il est de la responsabilité du client de mettre en place les filières de collecte et d’élimination des déchets qu’il produit.

Article 19 – Loi applicable, contestation et juridiction compétente

Tout litige relatif à l’exécution et/ou à l’interprétation des présentes est soumis à la loi française. Préalablement à toute procédure judiciaire, les parties conviennent de soumettre leur différend à la médiation. En cas d’échec, l’attribution de juridiction est faite au Tribunal de Commerce de Grenoble, même en cas de pluralité de défendeurs, de demande incidente ou d’appel en garantie.

Version 10/2021 Valable à compter du 01/01/2022