1 april 2021
‘Snelkookpanmethode versnelt pathologiediagnostiek!’
Elly de Bruijn
Sector Manager Pathologie Erasmus MC
1 april 2021
‘Snelkookpanmethode versnelt pathologiediagnostiek!’
Elly de Bruijn
Sector Manager Pathologie Erasmus MC
Soms is het nodig om tijdens een operatieve ingreep microscopische diagnostiek uit te voeren. De chirurg stuurt daarvoor een cel- of weefselmonster naar de afdeling Pathologie. “Het is cruciaal dat dit proces niet alleen foutloos, maar ook snel verloopt: het OK-team staat te wachten en de patiënt blijft al die tijd onder narcose”, zegt sectormanager Pathologie Elly de Bruijn van het Erasmus MC. Samen met Roche Diagnostics bracht de afdeling de doorlooptijd voor vriescoupes drastisch terug.
Stel: de preoperatieve diagnose biedt onvoldoende duidelijkheid over een tumorachtige afwijking in de pancreas. Of stel: de chirurgische snijvlakken moeten worden beoordeeld. Dan moet tijdens de operatie een vriescoupeonderzoek worden verricht. Dat is een gecompliceerd proces, waarbij de OK en de afdeling Pathologie nauw samenwerken. Snelheid is belangrijk. “Ons streven was al jaren om bij minimaal 90% van de inzendingen binnen 35 minuten de uitslag op de OK te hebben”, zegt sectormanager Elly de Bruijn. “Maar wat we ook probeerden, het lukte gewoon niet. We kregen maximaal 72% binnen 35 minuten op de OK. Voor onze klanten en onszelf was dat enorm frustrerend.”
Wilt u op de hoogte blijven van nieuws, product-updates en events van Roche Diagnostics? Dan kunt u zich hier inschrijven:
Diverse schakels
Het traject omvat diverse schakels. Een vriescoupe wordt verstuurd en komt binnen op de administratie, krijgt een nummer en wordt gekoppeld aan patie ntgegevens. De administratie informeert de patholoog dat er een vriescoupe aan komt. Vervolgens gaat de vriescoupe naar het lab, waar de patholoog i.o. de te onderzoeken stukjes uitneemt, die de analist verwerkt tot coupe. De analist stuurt ze weer door naar de patholoog en een arts in opleiding voor diagnose. De patholoog belt de diagnose door naar de OK, waarna de uitkomsten administratief worden vastgelegd. “Op al die schakels kan vertraging ontstaan”, zegt De Bruijn. “En een klein beetje vertraging op verschillende schakels kan leiden tot veel vertraging op het hele traject. Daar komt bij dat het grootste deel van de vriescoupes onvoorzien wordt aangeleverd; dat kun je niet optimaal efficie nt inplannen. Ondertussen tikt de klok door.” In het Erasmus MC gaat het over zo'n 1000 vriescoupes per jaar. Een stroom die, ook vanwege de onregelmatige aanvoer, voor flinke stress kon zorgen.
Rapid Improvement Event (RIE)
De Bruijn schakelde Roche Diagnostics in voor een RIE (Rapid Improvement Event). “De aanpak sprak ons aan, omdat we binnen een week al echt aan het verbeteren zouden zijn. Het vroeg wel een flinke investering, met name voor wat betreft de inzet van mensen. Een patholoog, een Arts In Opleiding tot Specialist (AIOS), meerdere analisten en een administratief medewerker zijn vrijgesteld om het proces in vijf dagen tijd van alle kanten te bekijken. Ik schoof zelf af en toe aan.” Het team werd samengebracht in een ruimte en bracht, onder leiding van Erica Jansen van Roche Healthcare Consulting, bijna per seconde in kaart hoe het proces verliep. “Elke stap werd minutieus ontleed. Bovendien werden de overdrachtsmomenten geïnventariseerd en geanalyseerd.” Aan het eind van elke dag koppelde het team terug waarmee het bezig was geweest. De eerste twee dagen mocht er juist niet aan oplossingen worden gedacht, de derde en vierde dag ging het over concrete verbeteringen. Delen hiervan werden direct geïmplementeerd. Op vrijdag kregen alle collega’s een terugkoppeling van de bevindingen en bedachte verbeteringen.
Vroeger: 72% vriescoupes binnen 35 minuten uitslag
Nu: 94% vriescoupes binnen 35 minuten uitslag
Er zijn meer dan twintig maatregelen geï mplementeerd. Elly de Bruijn: “Allereerst hebben we de vriescoupes uit het reguliere proces gehaald en ondergebracht in een aparte stroom. Die stroom is zowel organisatorisch als fysiek zo efficie nt mogelijk ingericht: korte lijnen en zo min mogelijk lopen. We hebben heldere afspraken gemaakt over het beschrijven van de vriescoupes, alle processen zijn gestructureerd en ieders rol is verduidelijkt: wie doet wat op welk moment? Ook met de uitsnijkamer en de pathologen zijn er afspraken gemaakt. Tijdens het ochtendoverleg wordt al in kaart gebracht welke vriescoupes te verwachten zijn, wie die dag de vriescoupes verwerkt en wie de vervanger is.”
94% binnen 35 minuten
Het resultaat: van 94% van de vriescoupes is binnen 35 minuten de uitslag op de OK. Elly de Bruijn: “Soms bellen we de OK zo snel met de uitslag, dat men daar denkt dat we bellen voor aanvullende informatie. Dat zijn leuke dingen. Ook is de werkbeleving sterk verbeterd: er is meer duidelijkheid en minder stress.” De doorlooptijd is een key performance indicator geworden. De afdeling is nu tien maanden bezig en het gaat nog steeds goed.
Het team heeft het traject als heel positief ervaren. “Dat iedereen betrokken is, dat is de kracht. De oplossingen worden beter en het draagvlak groter omdat het team zelf met de oplossingen komt.
Hadden we dit dus ook zelf kunnen doen? Ik denk het niet; externe ogen bewaken het proces. Voor ons was belangrijk dat we uit de hectiek van de dag zijn gehaald e n dat we twee dagen e cht nï et naar oplossingen mochten zoeken. Het blijkt heel gezond om je proces in detail door te lichten.”
De tekst van dit artikel is eerder gepubliceerd in LabInsights (LABinsights 2018-8, p.30)
Tekst Alinda Wolthuis (Lorient Communicatie) Fotografie Erasmus MC (Frank van der Panne en Vincent Blinde)